UANDAAJI WA MIPANGO YA KAZI (WORK PLANS) KATIKA MFUMO WA ESS KWA WAFANYAKAZI WA SERIKALI TANZANIA – 2026

Utangulizi

Kadri Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania inavyoendelea kuimarisha matumizi ya mifumo ya TEHAMA katika utumishi wa umma, Mfumo wa ESS (Employee Self Service) umeendelea kuwa nyenzo muhimu katika usimamizi wa rasilimali watu, utendaji kazi na uwajibikaji.

Kuanzia mwaka 2026, waalimu na wafanyakazi wote wa serikali wanatakiwa kuanza mwaka kwa kuandaa mipango ya kazi (Work Plans) ndani ya mfumo wa ESS. Mipango hii inapaswa kuwa: (kumbuka kuzingatia mwaka wako wa mipango, kuna wale wanaoanza mwaka January na kumaliza December, na wale wanaoanza mwaka wao July na kumaliza June, kila mwaka)

• Inayoeleweka

• Inayopimika

• Inayotekelezeka

• Inayolingana na mazingira halisi ya kazi

• Ina muda maalum wa utekelezaji

Hapa ndipo mfumo wa SMART unapokuwa msingi muhimu wa uandaaji wa kazi hizo.

---

Maana ya Mpango wa Kazi (Work Plan)

Mpango wa kazi ni orodha ya shughuli (tasks) na shughuli ndogo (subtasks) ambazo mfanyakazi anatarajiwa kutekeleza ndani ya kipindi fulani (kwa kawaida mwaka mmoja), kwa lengo la:

• Kutimiza majukumu ya nafasi yake ya kazi

• Kuchangia malengo ya taasisi/sekta

• Kupima utendaji kazi (performance appraisal)

Katika ESS, mpango wa kazi hutumika kama kipimo cha utendaji (performance measurement tool).

---

Mfumo wa SMART ni Nini?

SMART ni kifupi cha maneno matano yanayoelekeza jinsi kazi au lengo linavyopaswa kuandaliwa:

Herufi	Maana
S	Specific – Lengo/Kazi iwe wazi na mahsusi
M	Measurable – Iweze kupimika
A	Attainable – Iwezekane kutekelezwa
R	Realistic – Ilingane na mazingira halisi
T	Time Frame – Iwe na muda maalum

---

Ufafanuzi wa Kila Kipengele cha SMART

1. SPECIFIC – Kazi Iwe Mahsusi

Kazi lazima ieleze nini hasa kitafanyika, wapi, na kwa namna gani.

❌ Mfano usio sahihi:

Kufundisha wanafunzi vizuri

✅ Mfano sahihi:

Kufundisha somo la Hisabati kwa wanafunzi wa Kidato cha Pili kulingana na mtaala wa NECTA

Kwa wafanyakazi wengine:

Kuandaa taarifa ya mapato ya Halmashauri kwa robo ya kwanza ya mwaka 2026

---

2. MEASURABLE – Kazi Iwe Inapimika

Kazi lazima iwe na kipimo cha mafanikio (indicator).

❌ Mfano usio sahihi:

Kuboresha nidhamu ya wanafunzi

✅ Mfano sahihi:

Kupunguza idadi ya kesi za utoro wa wanafunzi kutoka 30 hadi 0 kwa muhula wa kwanza kwakushirikiana na wazazi, walezi, na ofisi za serikali ya mtaa.

Vipimo vinaweza kuwa:

• Idadi

• Asilimia

• Ripoti zilizokamilika

• Vikao vilivyofanyika

---

3. ATTAINABLE – Kazi Iwezekane

Kazi isiwe ya kufikirika au isiyowezekana kwa rasilimali zilizopo.

❌ Mfano:

Kununua kompyuta 100 wakati bajeti ipo kwa 10 tu

✅ Mfano:

Kununua kompyuta 10 kwa bajeti iliyotengwa ya mwaka 2026

---

4. REALISTIC – Kazi Ilingane na Uhalisia

Kazi izingatie:

• Muda wa kazi

• Watumishi waliopo

• Bajeti

• Mazingira ya kazi

Kwa mfano, mwalimu wa shule ya msingi hawezi kuweka kazi:

Kusimamia ujenzi wa barabara ya wilaya

---

5. TIME FRAME – Kazi Iwe na Muda Maalum

Kila kazi lazima ioneshe itaanza lini na itamalizika lini.

❌ Mfano:

Kuandaa mpango wa masomo

✅ Mfano:

Kuandaa mpango wa masomo ya muhula wa kwanza ifikapo tarehe 15 Januari 2026

---

Uandaaji wa TASKS na SUBTASKS Katika ESS

TASK (Kazi Kuu)

Hii ni kazi kubwa inayohusiana moja kwa moja na majukumu ya nafasi ya kazi.

SUBTASKS (Kazi Ndogo)

Ni hatua ndogo ndogo zinazosaidia kukamilisha task kuu.

Mfano kwa Mwalimu:

Task:

Kufundisha Hisabati Kidato cha Pili kwa mwaka 2026

Subtasks:

1. Kuandaa scheme of work wa ufundishaji wa somo la Hisabati kwa kidato cha pili (Jan 2026)

2. Kuandaa lesson plans 130 za somo la Hisabati kwa mwaka 2026.

3. Kuandaa zana 50 za ufundishaji na kuzitumia kama ilivyoelezwa kwenye lesson plans

4. Kuandaa nukuu (notes) za mada zote 12 za somo la Hisabati kwa muhula wa kwanza 2026

5. Kufundisha mada zote 12 kwa muhula wa kwanza

6. Kuandaa na kusahihisha mitihani 12 ya ndani kwa muhula wa kwanza 2026

7. Kufanya tathmini 12 ya maendeleo ya wanafunzi kila baada ya mada kuisha

8. Kuchukua mahudhurio wa wanafunzi 67 wa kidato cha pili katika kila kipindi cha Hisabati, Jumla ya vipindi 130.

9. Kusimamia idadi ya class work 130 na homework 130 (kulingania na vipidi) kwa muhula wa kwanza 2026

10. Kuanza marudio wa mada zenye changamoto na kutoa majaribio 24 na usahihishaji kuanzia mwezi wa 7 hadi Desember 2026.

---

Mfano kwa Afisa Utawala:

Task:

Kusimamia kumbukumbu za watumishi kwa mwaka 2026

Subtasks:

1. Kuhakiki mafaili ya watumishi 30 walioko chini ya ofisi yangu.

2. Kusasisha taarifa kwenye mfumo wa ESS kila mara kwa watumishi wote 30 ninaowasimamia

3. Kuandaa ripoti ya robo mwaka kila baada ya miezi 3

4. Kuwasilisha taarifa kwa menejimenti

5. Kuwaelekeza sub-ordinates wote namna namna yakuendelea na uekelezaji wa kazi kituoni na kuziwekea utekelezaji ipasavyo kwenye mfumo wa ESS-Utumishi

6. Kusimamia kazi halisi za wafanyaka 30 walioko chini yangu kila siku na kupata taarifa ya utekelezaji.

7. Kupandisha/kushusha (accept/reject implementation) kazi ndogo za watumishi 30 walio chini ya kitengo changu.

---

Umuhimu wa Mpango wa Kazi wa SMART Katika ESS

Mpango wa kazi wa SMART husaidia:

• Kuongeza uwajibikaji wa mfanyakazi

• Kurahisisha tathmini ya utendaji

• Kupunguza migogoro ya tathmini

• Kuimarisha uwazi na ufanisi

• Kuendana na sera za Utumishi wa Umma Tanzania

---

Hitimisho

Kwa mwaka 2026, mafanikio ya wafanyakazi wa serikali yatategemea kwa kiasi kikubwa ubora wa mipango ya kazi iliyoandaliwa kwenye mfumo wa ESS. Kuandaa kazi kwa kuzingatia mfumo wa SMART si hitaji la kiutendaji pekee, bali ni msingi wa uwajibikaji, maendeleo ya taasisi na taifa kwa ujumla.

Kila mfanyakazi anapaswa kuhakikisha kuwa:

• Kazi zake zinaendana na nafasi yake

• Zinafuata SMART

• Zina tasks na subtasks zilizo wazi

• Zinaweza kupimwa na kutekelezwa kwa ufanisi

---

GET MORE PAST PAPERS WITH MARKING SCHEMES HERE

Get hired here Vacancies

GET THE MARKING SCHEMES FROM THE GROUPS BELOW